ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE · CONSERVATION · MAROC
En bref : archiver électroniquement, c’est garantir qu’un document reste intègre, lisible, retrouvable et prouvable pendant toute sa durée de conservation, y compris ses signatures et ses horodatages. Ailab met en place la conservation à long terme avec Namirial LTA, le records management et la gestion des archives physiques, en lien avec vos plateformes OpenText, pour que la preuve soit disponible le jour où vous en avez besoin.
On pense souvent à l’archivage au moment d’un déménagement, d’un audit ou d’un litige, c’est-à-dire trop tard. Les documents existent, mais impossible de prouver qu’ils n’ont pas été modifiés, de retrouver la version signée, ou de savoir s’ils auraient dû être détruits depuis longtemps. Un dispositif d’archivage bien conçu répond à ces questions en continu, sans effort particulier le jour J.
Les trois âges du document
Un document change de statut au cours de sa vie, et chaque statut appelle des règles différentes.
- Document de travail : il évolue, on le partage et on le valide dans la GED.
- Record : il est figé parce qu’il engage l’organisation (contrat signé, décision, pièce comptable) et suit une règle de conservation.
- Archive : il est conservé pour sa valeur de preuve ou sa valeur historique, puis détruit ou versé selon une règle explicite.
Conserver la preuve, pas seulement le fichier
Un certificat de signature expire au bout de quelques années. Sans précaution, un document signé peut devenir difficile à vérifier alors qu’il doit encore être conservé. Namirial LTA conserve le document avec ses signatures, ses horodatages et les éléments de validation nécessaires, et renouvelle les protections dans le temps. La preuve reste opposable lors d’un audit ou d’un litige, même des années après la signature.
Ce que nous mettons en place
Le référentiel de conservation, pierre angulaire
Le référentiel de conservation décrit, pour chaque type de document, sa durée de conservation, l’événement qui la déclenche (fin de contrat, clôture d’exercice, départ d’un collaborateur) et son sort final (destruction ou versement). Sans ce référentiel, on conserve tout par précaution, ce qui coûte cher et expose inutilement, ou l’on détruit au hasard, ce qui est pire. Il se construit avec les directions juridique, financière et métiers, puis s’applique automatiquement dans les outils.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un espace de conservation qui garantit l’intégrité et la traçabilité des documents déposés. Pour une valeur probante durable, il doit aussi préserver les éléments de vérification des signatures et des horodatages.
Peut-on détruire les originaux papier après numérisation ?
Cela dépend du type de document et des règles applicables. Certaines pièces doivent être conservées dans leur forme d’origine. La décision se prend document par document, avec votre direction juridique.
Combien de temps conserver un contrat signé électroniquement ?
La durée dépend de la nature du contrat et des délais de prescription applicables. L’essentiel est que la preuve de signature reste vérifiable jusqu’au terme de cette durée. Voir aussi Signature électronique au Maroc.
Que faire des archives physiques existantes ?
Les inventorier, les localiser et les relier au dossier numérique correspondant. Une gestion des archives physiques bien tenue (localisation, prêt, retour, destruction contrôlée) cohabite très bien avec l’archivage électronique.
Pour aller plus loin : nos analyses Conservation & archivage.