La réponse courte : l’inventaire informationnel répond, pour chaque type d’information, à quatre questions : qu’est-ce que c’est, où est-ce, qui en répond, et combien de temps le garder. Il se mène en quatre étapes, cadrer, qualifier, attribuer les responsabilités, fixer les règles de cycle de vie, et produit quatre livrables vivants. C’est un acte de gouvernance, préalable à toute GED, tout archivage électronique ou tout projet d’IA documentaire.
Pourquoi l’information sans inventaire devient un risque
La transformation numérique est souvent abordée par les outils : un nouvel ERP, une plateforme collaborative, un système d’archivage. Une question reste pourtant sans réponse avant le lancement : quelle information existe, où se trouve-t-elle, qui en est responsable et selon quelle règle est-elle conservée ou détruite ?
Les conséquences sont concrètes : des données introuvables lors d’un audit, des contrats en plusieurs versions, des données personnelles conservées au-delà de la durée nécessaire à leur finalité, contrairement à la loi 09-08, et des décisions prises sur des informations obsolètes.
Trois fractures structurelles
Les organisations ne manquent pas de bonne volonté ; elles manquent d’un cadre commun pour parler de leurs informations. Chaque direction produit et classe selon ses conventions, la DSI gère l’infrastructure mais rarement le sens du contenu, et la conformité intervient après coup.
Ces fractures ne disparaissent pas avec un nouveau logiciel. Elles suivent l’organisation dans ses migrations, ses projets cloud et ses déploiements d’IA. Un inventaire les rend visibles, donc traitables.
La méthode en quatre étapes
1. Cadrer et cartographier les acteurs
Définir le périmètre (une direction, un processus, toute l’organisation) et identifier ceux qui produisent, reçoivent, transmettent ou conservent l’information, par des entretiens avec les métiers, la DSI et la conformité. Le résultat est une carte des flux, sans jugement préalable.
2. Qualifier les types d’information
Pour chaque type : nature (contractuelle, réglementaire, opérationnelle), format, lieu de stockage, sensibilité, criticité, présence de données personnelles. On raisonne par catégories homogènes, pas fichier par fichier.
3. Attribuer les responsabilités
L’étape la plus délicate. Pour chaque type d’information : un propriétaire métier qui décide des règles d’accès et de conservation, un gardien opérationnel qui assure la gestion quotidienne, et les parties autorisées à consulter ou modifier.
4. Formaliser les règles de cycle de vie
Durée d’utilité courante, durée d’archivage intermédiaire et sort final (destruction sécurisée ou archivage définitif), alignés sur le cadre marocain et validés par le juridique.
Illustration : avant un projet de GED
Cas fictif, présenté à titre pédagogique.
Une institution financière de taille intermédiaire prépare le déploiement d’une GED. Avant tout paramétrage, une mission de cadrage inventorie les informations de trois directions : crédit, ressources humaines et achats. Elle découvre que les dossiers de crédit existent à la fois sur papier, dans un lecteur réseau et dans l’application de crédit, que personne n’est désigné propriétaire des contrats fournisseurs et que les dossiers de candidats non retenus sont conservés sans limite. Le paramétrage de la GED s’appuie ensuite directement sur ce référentiel : types documentaires, droits et durées de conservation sont déjà décidés.
Points de vigilance
- Viser l’exhaustivité : un inventaire fichier par fichier ne se termine jamais. Travailler par types d’information.
- Le laisser à la DSI : sans les métiers, l’inventaire décrit les serveurs, pas l’information.
- Le figer : les livrables se révisent à chaque réorganisation, nouveau processus ou évolution réglementaire.
- Oublier le papier : les archives physiques font partie du patrimoine informationnel et de ses obligations.
Pour aller plus loin : archivage électronique au Maroc, gouverner les versions documentaires et données minimales et gouvernance IA.
Sources : loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel ; loi n° 69-99 relative aux archives ; loi n° 9-88 relative aux obligations comptables des commerçants.