CEPSA : 11 000 notifications à l’administration par an, 70 % de temps en moins

La réponse courte : CEPSA, grand acteur de l’énergie en Espagne, a automatisé la gestion de ses notifications avec l’administration publique : 70 % de délais en moins pour environ 11 000 notifications par an, avec une intégration réalisée en deux semaines, selon l’éditeur. L’enseignement : les échanges réglementaires sont un terrain d’automatisation à fort retour.

INFOGRAPHIE AILABCEPSA en quelques repères

⏱️

70 %

de réduction des délais de gestion

📬

11 000

notifications gérées par an

⚡

2 semaines

pour une intégration complète

CEPSA est présentée par Namirial comme un acteur majeur de l’énergie en Espagne. Son cas ne parle pas de signature mais d’un sujet très concret pour toute grande organisation : recevoir, suivre et traiter les notifications électroniques de l’administration, sans y perdre des heures ni risquer d’en manquer une.

Le contexte et le défi

L’entreprise gérait un nombre important de procédures administratives qui l’obligeaient à interagir en permanence avec l’administration publique. Le traitement manuel et le manque d’intégration avec des systèmes modernes allongeaient les délais et augmentaient les risques d’erreur humaine.

• Des procédures manuelles qui consommaient du temps et des ressources.
• Un risque d’erreur humaine sur des échéances réglementaires.
• Un besoin de conformité et de sécurité pour des données sensibles.
• Une intégration rapide, sans interrompre l’activité.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Gestionnaire de notifications électroniques

Les notifications de l’administration sont reçues et traitées de façon automatisée.

2Intégration en deux semaines

Une mise en œuvre rapide, sans interruption, selon l’éditeur.

3Sécurité et conformité

Les procédures sont réalisées avec intégrité et confidentialité des données.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par Namirial :

• 70 % de réduction du temps nécessaire aux procédures administratives avec l’administration publique.
• 11 000 notifications gérées par an.
• Des équipes réorientées vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Des processus plus fluides et moins sujets aux erreurs, selon l’éditeur.

« Nous avons réduit les délais de gestion de 70 % et amélioré la précision dans nos relations avec l’Administration publique. »

Julián Calvo, Responsable des systèmes d’information, Centre de services partagés, CEPSA

INFOGRAPHIE AILABÉchanges avec l’administration : avant et après

Avant

• ✕Procédures manuelles
• ✕Délais de traitement longs
• ✕Risques d’erreur humaine
• ✕Peu d’intégration avec les systèmes modernes

Après

• ✓Notifications traitées automatiquement
• ✓70 % de temps de gestion en moins
• ✓Moins d’erreurs
• ✓Intégration réalisée en 2 semaines

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Les échanges réglementaires répétitifs (notifications, mises en demeure, courriers) sont un excellent premier terrain d’automatisation.
• ✓Le gain tient autant à la fiabilité (aucune échéance manquée) qu’à la vitesse.
• ✓Une intégration rapide est possible quand le périmètre est précis : ici, un type de flux.
• ✓Le temps libéré se réaffecte à des tâches à plus forte valeur.

Et dans votre contexte ?

Les entreprises marocaines reçoivent aussi des notifications et courriers officiels (administrations fiscales, sociales, douanières, régulateurs). Les suivre à la main fait courir un double risque : le retard et la preuve manquante. Les canaux et obligations varient : à cartographier avec vos conseils.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous partons d’un processus précis, avec un résultat mesurable : diagnostic, première action utile, puis extension. Nous intégrons les applications métier, les documents et les communications clients (OpenText Exstream).

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour transformer un processus

1Diagnostiquer

Le processus, ses frictions et ses preuves.

2Agir

Une première amélioration mesurable.

3Intégrer

Applications, documents, communications.

4Étendre

Autres processus, selon les résultats.

Pour aller plus loin : dématérialisation des processus · GED au Maroc (OpenText) · GMAO et Assets360.

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Source

• Namirial : CEPSA automatise 11 000 notifications à l’administration publique chaque année avec Namirial (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).