Contrats de travail : 95 % signés en moins de 48 heures dans un groupe de santé

La réponse courte : en intégrant la signature électronique de Namirial à son logiciel RH, le Parc Sanitari Sant Joan de Déu a fait signer 95 % de ses documents en moins de 48 heures et supprimé le déplacement de 99 % des employés. L’enseignement : la signature gagne en valeur quand elle s’insère dans l’outil que les équipes utilisent déjà.

INFOGRAPHIE AILABParc Sanitari Sant Joan de Déu en quelques repères

⏱️

95 %

des documents signés en moins de 48 heures

🧑‍⚕️

99 %

des employés n’ont plus à se déplacer au service RH

📦

800+

documents numérisés par mois, soit 72 cartons de papier par an

Le Parc Sanitari Sant Joan de Déu est un établissement de référence en santé et en santé mentale, avec plus de 2 300 professionnels. Il fonctionne 24 h/24, 7 j/7. Son projet, réalisé avec l’intégrateur Peakway et publié par Namirial, porte sur un sujet très concret : faire signer des contrats de travail sans papier ni déplacement.

Le contexte et le défi

L’établissement gérait un important volume de documents RH : contrats de travail, renouvellements, fiches de paie, déclarations. Ces documents exigeaient traditionnellement une signature en présentiel, alors que les sites sont dispersés et que des équipes travaillent de nuit et le week-end.

• Des documents en attente de signature qui ralentissaient l’intégration et le renouvellement des collaborateurs.
• Des archives papier toujours plus volumineuses, qui occupaient de l’espace et compliquaient la traçabilité.
• Des équipes dispersées, avec des services de nuit et de week-end : difficile de venir au siège uniquement pour signer.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Signature intégrée au logiciel RH

La signature de Namirial est branchée sur Integrho, le système de gestion RH, par l’intégrateur Peakway.

2Tablette pour les nouvelles recrues

Signature biométrique sur tablette lors de l’intégration, en présentiel.

3À distance pour les renouvellements

Double validation par e-mail et code à usage unique (OTP), sans déplacement ni papier.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par Namirial :

• 95 % des documents signés numériquement en moins de 48 heures.
• 99 % des employés n’ont plus à se rendre physiquement au service RH.
• Plus de 800 documents par mois numérisés, soit l’équivalent de 72 cartons de papier par an.
• Des signatures traçables, accessibles depuis n’importe quel appareil, avec des preuves électroniques complètes selon l’éditeur.
• Une extension prévue à l’administration, aux portails employés et à la gestion documentaire.

« Une fois la solution mise en place, on se demande comment nous avons pu travailler pendant tant d’années sans quelque chose d’aussi simple qu’une signature numérique intégrée à notre système. »

Xavier Magrans, Directeur des Ressources Humaines, Parc Sanitari Sant Joan de Déu

INFOGRAPHIE AILABSigner un contrat de travail : avant et après

Avant

• ✕Signature en présentiel au service RH
• ✕Documents en attente, intégrations ralenties
• ✕Archives papier de plus en plus volumineuses
• ✕Déplacements, y compris pour les équipes de nuit

Après

• ✓Tablette à l’embauche, signature à distance ensuite
• ✓95 % des documents signés en moins de 48 h
• ✓800+ documents par mois sans papier
• ✓99 % des employés sans déplacement au service RH

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Intégrer la signature au logiciel métier (ici, le logiciel RH) évite un outil de plus et accélère l’adoption.
• ✓Un même dispositif peut combiner présentiel (tablette) et distance (OTP) : le bon niveau de preuve dépend de la situation de chaque signataire.
• ✓Les équipes en horaires décalés sont les premières bénéficiaires d’un parcours à distance.
• ✓Le projet RH ouvre la voie à d’autres processus : administration, portails, gestion documentaire.

Et dans votre contexte ?

Les groupes de santé, les entreprises multi-sites et les employeurs avec du personnel posté connaissent le même frein : des contrats à signer en présentiel. Au Maroc, la loi 43-20 encadre les signatures électroniques ; le choix du niveau de signature pour chaque document RH reste à qualifier avec vos conseils juridique et RH.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons la signature électronique dans vos applications métier, dont votre logiciel RH, avec Namirial eSignAnywhere ou Barid eSign, puis nous relions la signature à un dossier de preuve conservé.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour signer vos documents RH sans papier

1Qualifier

Documents RH à signer et niveau de signature par cas.

2Intégrer

Signature dans votre logiciel RH, sur tablette ou à distance.

3Conserver

Contrats signés et preuves rattachés au dossier du salarié.

4Étendre

Autres processus : administration, notes de service, portails.

Pour aller plus loin : signature électronique au Maroc · Barid eSign et Namirial eSignAnywhere · archivage électronique et conservation des preuves.

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Source

• Namirial : Le Parc Sanitari Sant Joan de Déu rationalise la gestion des contrats RH grâce à Namirial et Peakway (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).