Klingele : signer livraisons et documents commerciaux sans papier, en quelques semaines

La réponse courte : le groupe d’emballages Klingele a numérisé la signature de ses documents commerciaux et logistiques avec la signature biométrique en présentiel de Namirial, mise en place en quelques semaines. Ce qui a débloqué le projet : se mettre d’accord sur les politiques et les rôles des signataires.

INFOGRAPHIE AILABKlingele en quelques repères

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860 M€

de chiffre d’affaires annuel du groupe

👥

2 500

salariés, sites en Europe, en Amérique centrale et en Afrique

⚡

Quelques semaines

pour la mise en œuvre, selon l’éditeur

Klingele Paper & Packaging est l’un des principaux fabricants indépendants d’emballages en papier et en carton ondulé : fondé en 1920, il réalise 860 millions d’euros de chiffre d’affaires, emploie 2 500 personnes et a des sites en Europe, en Amérique centrale et en Afrique. Son usine de Santa Cruz de Tenerife a numérisé la signature de ses documents avec l’aide de son partenaire Inerza.

Le contexte et le défi

L’usine produit des emballages pour l’agriculture, la pêche et les industries locales, et exporte vers la Mauritanie. Elle voulait numériser ses processus de signature pour aller plus vite, réduire ses coûts administratifs, garantir conformité et traçabilité, avec une solution souple, adaptée aux horaires variables du personnel.

• Accélérer la signature des documents commerciaux et logistiques.
• Réduire les coûts administratifs et la dépendance au papier.
• Garantir conformité et traçabilité, quelle que soit la disponibilité du personnel.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Signature biométrique en présentiel

Les signataires signent sur un appareil au moment de la remise ou de la validation du document.

2Politiques et rôles harmonisés

Les départements se sont accordés sur qui signe quoi : le cœur du projet, selon le client.

3Intégration par le partenaire

Inerza, spécialiste des solutions logistiques, intègre la signature dans les flux documentaires.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par Namirial :

• Moins de papier et moins de risques de perte de documents.
• Des coûts de stockage réduits selon l’éditeur.
• Des flux de signature entièrement numériques, intégrables à tout système.
• Des documents stockés automatiquement et inviolables, selon l’éditeur.
• Plus de temps pour conclure ventes et livraisons plutôt que pour l’administratif.

« Le processus a été simple : il suffisait de se mettre d’accord sur les politiques et les rôles des signataires pour commencer à travailler efficacement. »

Gladys Ortega, Klingele-Canarias

INFOGRAPHIE AILABDocuments commerciaux et logistiques : avant et après

Avant

• ✕Documents imprimés, signés à la main
• ✕Risque de perte et coûts de stockage
• ✕Dépendance aux horaires du personnel
• ✕Traçabilité difficile à reconstituer

Après

• ✓Signature biométrique sur appareil
• ✓Documents stockés automatiquement
• ✓Rôles et politiques de signature clairs
• ✓Mise en œuvre en quelques semaines

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Le plus long n’est pas la technique : c’est de décider qui signe quoi, et avec quelles règles.
• ✓La signature en présentiel est une bonne première marche pour une organisation de production ou de logistique.
• ✓Un partenaire d’intégration qui connaît le métier (ici la logistique) accélère le projet.
• ✓Les bénéfices qualitatifs (moins de manipulation, moins d’erreurs) comptent autant que les chiffres.

Et dans votre contexte ?

Industriels, logisticiens et exportateurs marocains manipulent beaucoup de bons de livraison, de documents douaniers et de contrats clients. La signature électronique leur permet de réduire le papier, mais le niveau de preuve doit être choisi document par document, en lien avec vos clients et vos assureurs.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous aidons les entreprises industrielles et logistiques à cadrer leur politique de signature, puis à l’intégrer à leurs applications existantes, avec Namirial eSignAnywhere ou Barid eSign.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour les opérations industrielles et logistiques

1Cartographier

Les documents signés et leurs circuits actuels.

2Définir

Qui signe quoi, avec quelle délégation et quel niveau.

3Intégrer

Signature dans l’ERP, le WMS ou la GED, sur appareil ou à distance.

4Prouver

Documents signés stockés et retrouvables.

Pour aller plus loin : signature électronique au Maroc · Barid eSign et Namirial eSignAnywhere · dématérialisation des processus.

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Source

• Namirial : Klingele optimise ses opérations grâce à Namirial (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).