Harris County : des archives en silos aux workflows, après l’ouragan Harvey

La réponse courte : Harris County (Texas, 80 départements) a remplacé ses archives en silos par une plateforme commune, OpenText Extended ECM, après l’ouragan Harvey qui avait rendu des entrepôts de papier inaccessibles. Elle a ensuite bâti des workflows (soumission des budgets, revue des factures, dossiers juridiques) qui se déploient en quelques jours dans de nouveaux services. Une illustration de ce que peut devenir une GED d’administration publique.

INFOGRAPHIE AILABHarris County (Texas) en quelques repères

🏛️

80

départements informatiques servis

🔁

9

départements utilisant le workflow budgétaire (CLEAR)

⚡

quelques jours

pour intégrer un nouveau service au workflow

Harris County Universal Services fournit les solutions informatiques des 80 départements du comté. Son cas, publié par OpenText, commence par une catastrophe naturelle : l’ouragan Harvey (2017) a montré qu’une gestion d’archives dispersée est fragile.

Le contexte et le défi

Chaque département gérait lui-même ses archives : entrepôts de papier, lecteurs partagés. Cette approche en silos était coûteuse, chronophage, et exposait à des pertes d’information. Après les inondations de 2017, plusieurs entrepôts sont devenus inaccessibles et certains documents ont subi des dégâts des eaux. Le comté a cherché une plateforme centrale pour stocker les archives, uniformiser les durées de conservation et accélérer l’accès.

• Des archives en silos, papier et lecteurs partagés, coûteux à gérer.
• Des durées de conservation et de destruction non homogènes.
• Une catastrophe qui rend les archives papier inaccessibles.
• Des processus manuels (budgets, factures) à remplacer.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Extended ECM, plateforme commune

Déployée avec un partenaire, avec des workflows pour automatiser les processus manuels.

2CLEAR : approbation des budgets

Un workflow guide les agents à travers les étapes de revue avant de soumettre une demande à la Cour des commissaires ; adopté par neuf départements.

3AIR et dossiers juridiques

Revue des factures d’audit avec capture des données ; intégration avec l’outil de gestion des affaires de la division fiscale.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

• Un workflow budgétaire qui remplace le papier : des demandes plus rapides à créer et à suivre, soumises à temps.
• Neuf départements utilisent CLEAR, et de nouveaux services s’intègrent en quelques jours.
• Un premier service a éliminé son retard de factures en quelques semaines avec AIR, selon le comté.
• Un accès aux dossiers juridiques en un clic et un dépôt électronique des pièces depuis les dossiers OpenText.

« La différence entre l’ancien processus papier et la nouvelle solution CLEAR, c’est le jour et la nuit. »

Christee Lewis, responsable de la gestion documentaire, Harris County Universal Services

INFOGRAPHIE AILABArchives et processus d’une collectivité

Avant

• ✕Entrepôts de papier par département
• ✕Lecteurs partagés sans règle commune
• ✕Budgets passés de bureau en bureau
• ✕Factures bloquées en attente de revue

Après

• ✓Plateforme commune d’archives
• ✓Durées de conservation harmonisées
• ✓Workflow d’approbation des budgets
• ✓Revue des factures avec capture des données

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Une catastrophe (inondation, incendie) révèle la fragilité des archives papier : la résilience est un argument de projet.
• ✓Un cas d’usage trouvé « par hasard » dans une conversation (budgets) peut lancer toute la plateforme.
• ✓Un processus de déploiement standard permet d’intégrer un nouveau service en quelques jours.
• ✓Les mêmes briques (workflow, capture) servent des usages très différents.

Et dans votre contexte ?

Communes, régions, offices et établissements publics marocains gèrent aussi des archives dispersées et des processus papier (budgets, marchés, factures). Une plateforme commune avec workflows réduit les pertes et accélère les approbations. La conservation et la valeur probante se cadrent avec les textes applicables.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous construisons des dispositifs d’archivage qui tiennent la preuve dans la durée : durées de conservation, conservation à long terme (Namirial LTA), restitution en cas de contrôle.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un archivage qui prouve

1Inventorier

Documents à conserver et obligations de durée.

2Qualifier

Valeur de preuve et niveau de conservation par type.

3Conserver

Conservation à long terme et horodatage.

4Restituer

Retrouver et présenter la preuve en cas de contrôle.

Pour aller plus loin : archivage électronique et conservation des preuves · signature électronique au Maroc · GED au Maroc (OpenText).

INFOGRAPHIE AILABÀ lire ensuite sur le même sujet

LTA et conservation des preuvesLa réponse courte : la conservation à long terme, ou LTA (Long-Term Archiving), garantit qu’un document signé reste intègre, lisible et vérifiable penLire l’article →Archivage probant et auditLa réponse courte : un fichier stocké n’est pas une preuve. Un archivage est probant quand on peut démontrer, à tout moment et devant toute autorité, Lire l’article →Risques documentaires : obligations et preuvesLa réponse courte : centraliser obligations et preuves, c’est pouvoir dire à tout moment quelles obligations sont actives, quelles preuves les couvrenLire l’article →

Source

• OpenText : Harris County : Extended ECM, de la gestion des archives aux workflows (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).