La réponse courte : un assureur américain (plus de 8 000 salariés, 14 bureaux) a intégré OpenText Brava! à Documentum : agents, assistants de service et underwriters visualisent et annotent électroniquement les demandes d’assurance, quel que soit le format, avant de les router. Les annotations sont stockées avec le document. Un cas très concret de circulation d’un dossier entre plusieurs métiers.
INFOGRAPHIE AILABUn assureur américain en quelques repères
👥
8 000+
salariés
🏢
14
bureaux, et de nombreux agents indépendants
📝
1
outil de visualisation et d’annotation de n’importe quel format
Dans un cabinet d’assurance, une demande passe de l’agent à l’assistant de service puis à l’underwriter. Le cas, publié par OpenText sans nommer l’entreprise, montre comment supprimer les copies papier annotées à la main.
Le contexte et le défi
Lors de la conception d’un système sur mesure, une demande revenait souvent : des outils d’annotation électronique. Les underwriters, assistants de service et agents voulaient ajouter et partager des notes facilement. Avant, les formulaires papier étaient rangés dans un classeur, peu pratiques à consulter, et les bureaux régionaux ne voyaient pas les notes manuscrites.
Des formulaires papier dans un classeur, difficiles à partager entre bureaux.
Des notes manuscrites invisibles pour les bureaux régionaux.
Plusieurs formats à gérer : PDF, TIFF, JPG.
Un acheminement physique de la demande entre agent, assistant et underwriter.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Documentum comme dépôt
Les demandes et leurs annotations sont stockées dans Documentum.
2Brava! comme visualiseur universel
Il s’ouvre dans l’application, affiche et permet d’annoter presque tous les formats.
3Routage électronique
L’assistant complète la demande avant de la transmettre à l’underwriter ; les annotations suivent le document.
Un flux de demande simple et efficace, selon l’entreprise.
Des données plus faciles à retrouver et à partager avec n’importe quel bureau régional.
Des notes et surlignages électroniques à la place du papier annoté.
Les annotations conservées avec le document et affichées à chaque ouverture.
« Le système sur mesure avec Brava! a rendu notre flux de demande simple et efficace, et les données sont bien plus faciles à retrouver et à partager avec n’importe quel bureau régional. »
Analyste métier de l’assureur
INFOGRAPHIE AILABDemande d’assurance : avant et après
Avant
✕Formulaires papier dans un classeur
✕Notes manuscrites invisibles des bureaux régionaux
✕Acheminement physique du dossier
✕Formats multiples difficiles à gérer
Après
✓Visualisation de tous les formats dans l’application
Assureurs, courtiers, banques et mutuelles marocains ont des dossiers qui circulent entre plusieurs métiers (agent, gestionnaire, souscripteur, expert). Un visualiseur et un outil d’annotation intégrés à la GED suppriment le papier annoté et partagent l’information entre agences.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier
1Cartographier
Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.
2Relier
Documents et applications métier, sans tout remplacer.
3Gouverner
Droits, versions, durées de conservation, preuves.
La réponse courte : un fournisseur de solutions pour l’énergie a remplacé 12 systèmes de correspondance et de gestion de fabrication par une plateforme unique de documents d’ingénierie, OpenText Extended ECM for Engineering. Les documents des fournisseurs (contrats, plans, demandes d’achat) entrent par un point unique, avec des échéances à chaque étape et des tableaux de bord. Résultat selon l’entreprise : une visibilité de bout en bout et un coût total de possession sensiblement réduit.
INFOGRAPHIE AILABUn fournisseur de solutions pour l’énergie en quelques repères
🔁
12
systèmes de correspondance et de fabrication remplacés
🎯
1
plateforme pour tous les fournisseurs et clients
✅
3
issues d’une revue : approuvé, approuvé avec commentaires, rejeté
Cet acteur du secteur pétrolier et gazier, qui n’est pas nommé, conçoit et livre des solutions pour ses clients dans le monde entier grâce à un réseau de fournisseurs, de fabricants et d’ingénieurs. Son cas, publié par OpenText, est celui d’une consolidation : trouver, dans un projet complexe, qui doit quoi, et à quelle date.
Le contexte et le défi
Chaque unité gérait ses propres fournisseurs avec ses propres systèmes : douze au total pour la correspondance et la gestion de fabrication. Cette approche en silos empêchait d’utiliser efficacement les ressources mondiales et limitait la visibilité de l’état de chaque projet. Dans l’énergie, un retard de projet fait vite exploser les coûts.
Douze systèmes différents selon les unités.
Peu de visibilité sur l’état et la durée de chaque projet.
Un acheminement manuel des demandes aux fournisseurs par plusieurs équipes.
Un risque de retards coûteux dans un secteur où ils se paient cher.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Un pilote pour démontrer la valeur
Le projet commence par un pilote et un modèle de déploiement, sur le processus de revue et d’approbation des fournisseurs.
2Un point d’entrée unique
Dès qu’un fournisseur envoie un document (contrat, plan, demande d’achat), les contrôleurs documentaires le traitent dans la plateforme.
3Échéances et issues claires
Des dates à chaque étape et trois issues possibles : approuvé, approuvé avec commentaires, rejeté ; des tableaux de bord pour la vue d’ensemble.
Entreprises d’ingénierie, de BTP, d’énergie et d’industrie marocaines pilotent de gros projets avec de nombreux sous-traitants. Un point d’entrée unique des documents, avec échéances et tableaux de bord, réduit les retards. La valeur contractuelle et la conservation des pièces se cadrent avec vos conseils.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier
1Cartographier
Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.
2Relier
Documents et applications métier, sans tout remplacer.
3Gouverner
Droits, versions, durées de conservation, preuves.
La réponse courte : un fabricant de machines industrielles archive les données anciennes de ses systèmes SAP dans OpenText Core Archive, hébergé dans le cloud : migration en six semaines, rapports financiers plus rapides et environnements de test rafraîchis en deux jours au lieu d’une semaine (prévision, après atteinte de l’objectif d’archivage). L’enseignement : archiver n’est pas stocker, c’est garder l’ERP léger.
INFOGRAPHIE AILABUn fabricant de machines industrielles en quelques repères
⏱️
6 semaines
pour la migration vers le cloud
💾
20 To
de données de production dans SAP
🚀
-70 %
de temps prévu pour rafraîchir les environnements de test (une semaine à deux jours)
Cet industriel mondial, dont la croissance s’appuie sur ses services (maintenance, pièces, financement), dépend de SAP pour ses opérations et pour ses futurs services numériques. Son cas, publié par OpenText sans nommer l’entreprise, aborde un sujet souvent négligé : le poids des données historiques dans l’ERP.
Le contexte et le défi
Après des années de croissance des données, les systèmes SAP posaient des difficultés : des rapports clés, comme le contrôle financier, mettaient de plus en plus de temps à se générer ; les coûts de stockage augmentaient ; les développeurs étaient freinés par la durée nécessaire pour rafraîchir les environnements de test avec des données de production (environ une semaine).
Des rapports de plus en plus lents dans SAP.
Des coûts de stockage en hausse.
Des cycles de développement allongés par un rafraîchissement des tests d’une semaine.
Un plan de migration cloud à tenir avec une petite équipe informatique.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Archivage des données historiques
Les anciennes données de production de SAP ERP et S/4HANA sont déplacées vers Core Archive, d’abord finance, logistique, ventes et distribution.
2Hébergement cloud géré
Archivage sécurisé, disponibilité cible de 99,9 %, reprise après sinistre ; pas d’infrastructure à gérer en propre.
3Migration accélérée
Une approche de migration structurée avec les services professionnels : six semaines, jalons tenus.
Des rapports SAP plus rapides : élagage des anciens enregistrements, rapports financiers terminés bien plus vite.
Une migration cloud en six semaines, avec des jalons tenus, selon l’entreprise.
Un accès inchangé pour les utilisateurs : ils retrouvent les données archivées comme avant.
Un rafraîchissement des tests prévu en deux jours (contre une semaine) une fois l’objectif d’environ 5 To archivés atteint, soit plus de 70 % plus rapide.
INFOGRAPHIE AILABERP alourdi par l’historique ou ERP allégé
ERP alourdi
✕Rapports financiers de plus en plus lents
✕Coûts de stockage en hausse
✕Rafraîchissement des tests : une semaine
✕Développements freinés
ERP allégé
✓Anciennes données archivées dans le cloud
✓Rapports plus rapides
✓Tests rafraîchis en deux jours (cible)
✓Accès aux archives transparent pour les utilisateurs
Grands groupes, banques, assureurs et industriels marocains qui exploitent SAP ou un autre ERP voient leurs bases grossir. Archiver les données historiques, avec des règles de rétention claires, allège l’ERP et réduit les coûts. Les durées de conservation comptables et fiscales se valident avec vos conseils.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous construisons des dispositifs d’archivage qui tiennent la preuve dans la durée : durées de conservation, conservation à long terme (Namirial LTA), restitution en cas de contrôle.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un archivage qui prouve
1Inventorier
Documents à conserver et obligations de durée.
2Qualifier
Valeur de preuve et niveau de conservation par type.
3Conserver
Conservation à long terme et horodatage.
4Restituer
Retrouver et présenter la preuve en cas de contrôle.
La réponse courte :Red Deer County, collectivité canadienne de près de 20 000 habitants et 100 agents, avait un premier système de gestion électronique des documents coûteux et peu adopté. Elle l’a remplacé par OpenText Content Suite, qui gère aussi les archives physiques, hérite les métadonnées des dossiers et soutient une politique d’administration ouverte. Un cas modeste, instructif sur ce qui fait échouer ou réussir une GED.
INFOGRAPHIE AILABRed Deer County (Canada) en quelques repères
🏘️
~20 000
habitants du comté
👥
100
agents concernés
🗂️
1
outil pour documents numériques et archives physiques
Red Deer County est la troisième plus grande municipalité de l’Alberta. Son cas, publié par OpenText, est celui d’une petite organisation : il montre qu’un projet de GED échoue souvent pour des raisons d’usage, pas de technologie.
Le contexte et le défi
Pour 100 agents, la gestion de l’information reposait sur des méthodes peu maîtrisées : pas de propriétaire du lecteur partagé ni de la messagerie. Un premier système, installé pour numériser des dossiers, était coûteux et difficile à utiliser ; il restait limité à un dépôt de documents historiques, sans lien avec les processus, avec une adoption faible, et sans moyen de gérer les archives physiques autrement que par contournement.
Une adoption faible d’un premier système peu intuitif.
Aucun lien avec les processus métier de la collectivité.
Des archives physiques gérées à la main (tableur géant, des minutes pour l’ouvrir).
Une transparence à développer vis-à-vis des citoyens.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Content Suite
Une plateforme de gestion de contenu et d’archives, adoptée après une démonstration convaincante.
2Métadonnées héritées
Les catégories sont héritées vers le bas des dossiers, pour des métadonnées cohérentes qui facilitent la recherche.
Communes, offices et petites structures marocaines ont souvent déjà essayé de numériser sans suite durable. Les causes sont presque toujours les mêmes : outil peu adopté, absence de propriétaire, aucun lien avec les processus. Une GED simple, avec métadonnées héritées et gestion des archives physiques, relance le projet.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous construisons des dispositifs d’archivage qui tiennent la preuve dans la durée : durées de conservation, conservation à long terme (Namirial LTA), restitution en cas de contrôle.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un archivage qui prouve
1Inventorier
Documents à conserver et obligations de durée.
2Qualifier
Valeur de preuve et niveau de conservation par type.
3Conserver
Conservation à long terme et horodatage.
4Restituer
Retrouver et présenter la preuve en cas de contrôle.
La réponse courte :Harris County (Texas, 80 départements) a remplacé ses archives en silos par une plateforme commune, OpenText Extended ECM, après l’ouragan Harvey qui avait rendu des entrepôts de papier inaccessibles. Elle a ensuite bâti des workflows (soumission des budgets, revue des factures, dossiers juridiques) qui se déploient en quelques jours dans de nouveaux services. Une illustration de ce que peut devenir une GED d’administration publique.
INFOGRAPHIE AILABHarris County (Texas) en quelques repères
🏛️
80
départements informatiques servis
🔁
9
départements utilisant le workflow budgétaire (CLEAR)
Harris County Universal Services fournit les solutions informatiques des 80 départements du comté. Son cas, publié par OpenText, commence par une catastrophe naturelle : l’ouragan Harvey (2017) a montré qu’une gestion d’archives dispersée est fragile.
Le contexte et le défi
Chaque département gérait lui-même ses archives : entrepôts de papier, lecteurs partagés. Cette approche en silos était coûteuse, chronophage, et exposait à des pertes d’information. Après les inondations de 2017, plusieurs entrepôts sont devenus inaccessibles et certains documents ont subi des dégâts des eaux. Le comté a cherché une plateforme centrale pour stocker les archives, uniformiser les durées de conservation et accélérer l’accès.
Des archives en silos, papier et lecteurs partagés, coûteux à gérer.
Des durées de conservation et de destruction non homogènes.
Une catastrophe qui rend les archives papier inaccessibles.
Des processus manuels (budgets, factures) à remplacer.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Extended ECM, plateforme commune
Déployée avec un partenaire, avec des workflows pour automatiser les processus manuels.
2CLEAR : approbation des budgets
Un workflow guide les agents à travers les étapes de revue avant de soumettre une demande à la Cour des commissaires ; adopté par neuf départements.
3AIR et dossiers juridiques
Revue des factures d’audit avec capture des données ; intégration avec l’outil de gestion des affaires de la division fiscale.
Communes, régions, offices et établissements publics marocains gèrent aussi des archives dispersées et des processus papier (budgets, marchés, factures). Une plateforme commune avec workflows réduit les pertes et accélère les approbations. La conservation et la valeur probante se cadrent avec les textes applicables.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous construisons des dispositifs d’archivage qui tiennent la preuve dans la durée : durées de conservation, conservation à long terme (Namirial LTA), restitution en cas de contrôle.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un archivage qui prouve
1Inventorier
Documents à conserver et obligations de durée.
2Qualifier
Valeur de preuve et niveau de conservation par type.
3Conserver
Conservation à long terme et horodatage.
4Restituer
Retrouver et présenter la preuve en cas de contrôle.
La réponse courte :Warba Bank, banque islamique koweïtienne fondée en 2010, a réuni documents papier, lecteurs partagés et e-mails dans OpenText Extended ECM. Les documents KYC y sont stockés, l’ouverture d’un compte se fait en cinq minutes depuis l’application mobile, des politiques de rétention propres à chaque type de document s’appliquent et une piste d’audit complète sert la conformité. Un cas très proche des banques de la région MENA, dont le Maroc.
INFOGRAPHIE AILABWarba Bank en quelques repères
📱
5 min
pour ouvrir un compte depuis l’application mobile
🗄️
1
référentiel unique, à la place des fichiers papier et des lecteurs partagés
Warba Bank propose des services bancaires conformes à la charia aux entreprises et aux particuliers au Koweït. Son cas, publié par OpenText et mené avec le partenaire MGS, décrit comment une banque jeune a placé le document au centre de sa transformation numérique.
Le contexte et le défi
Les processus reposaient sur des documents papier : ouverture de relation, rapports, crédits. La banque voulait accélérer le back-office et les parcours clients, et a défini une feuille de route de gestion de contenu : fusionner plusieurs dépôts de documents en un seul, simple et conforme, et utiliser des workflows numériques pour accélérer des processus comme le KYC.
Plusieurs dépôts de documents à fusionner en un seul.
Un KYC (connaissance du client) à accélérer sans affaiblir la conformité.
Des politiques de rétention différentes selon le type de document et la réglementation.
Un accès restreint aux contenus sensibles.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Extended ECM comme référentiel central
Il remplace dossiers papier et lecteurs partagés ; catégories de documents définies avec le partenaire MGS.
2Rétention et accès par type
Politiques de conservation adaptées aux exigences réglementaires de chaque type de document, et contrôles d’accès fins.
3Workflows et capture
Onboarding et octroi de crédit en workflow ; capture pour extraire les données des pièces justificatives (financement auto).
Ouverture d’un compte courant en cinq minutes depuis l’application mobile, avec le KYC intégré à l’onboarding.
Une piste d’audit complète de tous les documents, qui aide à la conformité KYC, anti-blanchiment et exigences de solvabilité.
Un accès aux données client en un seul endroit pour les chargés de compte, via une intégration au système bancaire central.
Des économies attendues sur l’impression, l’envoi et le stockage du papier, selon la banque.
« Avant une plateforme ECM centrale, il était beaucoup plus difficile d’identifier, d’évaluer et d’atténuer les risques de conformité. Aujourd’hui, nous avons une visibilité complète sur tout le cycle de vie des documents. »
Layali Alfahad, directrice des opérations, Warba Bank
INFOGRAPHIE AILABOuverture de compte : avant et après
Banques, banques participatives, sociétés de financement et assureurs marocains sont soumis à des obligations de vigilance et de conservation. Une GED avec KYC intégré, rétention par type et piste d’audit répond à la fois à l’exigence du régulateur et à l’attente des clients. Les règles précises relèvent de Bank Al-Maghrib, de l’ACAPS et des textes applicables.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier
1Cartographier
Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.
2Relier
Documents et applications métier, sans tout remplacer.
3Gouverner
Droits, versions, durées de conservation, preuves.
La réponse courte : face à 77 000 documents produits avant des auditions, un cabinet d’avocats a utilisé la revue assistée par la technologie d’OpenText (Insight Predict) : parmi les 1 000 premiers documents classés, 27 % étaient des pièces clés et 65 % pertinentes, contre 5 % et 46 % par recherche de mots-clés. Un cas parlant sur ce que l’IA apporte quand la recherche classique échoue.
INFOGRAPHIE AILABUn cabinet d’avocats en quelques repères
📚
77 000
documents produits par la partie adverse
🎯
27 %
de pièces clés dans les 1 000 premiers classés, contre 5 % par mots-clés
Un cabinet représentait des plaignants dans un contentieux de responsabilité du fait des produits lié à un dispositif médical. À quelques jours des auditions de témoins, la partie adverse a produit environ 77 000 documents électroniques. Le cas, publié par OpenText, n’a rien d’un projet de GED : c’est un cas d’IA appliquée à la revue de documents.
Le contexte et le défi
La production était très désordonnée : documents mal numérisés, sans métadonnées, avec une reconnaissance de texte (OCR) pleine d’erreurs, des milliers d’e-mails tellement caviardés que même l’adresse et l’objet affichaient « caviardé ». La recherche par mots-clés était inefficace : sur les documents trouvés, seuls 5 % étaient des pièces potentielles d’audition et 51 % pertinents ou clés.
Des documents mal numérisés et sans métadonnées.
Un texte OCR plein d’erreurs.
Des e-mails caviardés au point d’être inexploitables.
Un temps de préparation très court avant les auditions.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Amorçage par un avocat
Un avocat contrôle les documents déjà étiquetés comme clés, puis relit quelques centaines de résultats ciblés et des échantillons.
2Classement de toute la population
Insight Predict classe les 77 000 documents et concentre les pièces clés en haut de liste.
3Revue des 1 000 premiers
Les avocats évaluent les mille premiers documents non revus : un petit ensemble riche.
Cabinets juridiques, directions juridiques, conformité, audit interne et enquêtes marocains font face à des corpus volumineux (e-mails, contrats, dossiers). L’IA documentaire assistée accélère la revue, sous contrôle humain. Les règles de confidentialité, de secret professionnel et de preuve s’appliquent.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous appliquons l’IA là où elle est vérifiable : recherche dans vos documents, extraction de données avec leur source, synthèse de dossiers avec traçabilité, toujours sous supervision humaine.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un projet d’IA documentaire
1Choisir la décision
La décision métier à améliorer, avant la technologie.
La réponse courte : un grand domaine viticole s’appuie depuis 1999 sur OpenText Extended ECM, qu’il a complété par la recherche fédérée (Magellan Search+) : une seule requête interroge la GED, SharePoint et Teams. L’IA vient après, avec une analyse de sentiment à venir. L’ordre du projet est une leçon : d’abord retrouver l’information, ensuite l’analyser.
INFOGRAPHIE AILABUn grand domaine viticole en quelques repères
📅
1999
début de l’usage d’Extended ECM
🔎
Plusieurs
systèmes interrogés d’un seul coup : GED, SharePoint, Teams
Ce domaine viticole, qui n’est pas nommé, est un cas rare par son ancienneté : plus de vingt ans de GED au cœur de ses opérations, de la qualité à la R&D. Son cas, publié par OpenText, montre comment une organisation ajoute des capacités d’IA sur une base documentaire déjà gouvernée.
Le contexte et le défi
Avec la pandémie, le commerce électronique est devenu un canal clé. L’entreprise génère de gros volumes de données structurées et non structurées (ventes en ligne, historiques de consommateurs, publications sur les réseaux sociaux), stockées dans un lac de données mature, dont il est difficile d’extraire des informations exploitables. Elle voulait améliorer ses performances commerciales en renforçant l’analyse et la gestion de contenu.
Retrouver l’information quelle que soit la source dans l’entreprise.
Extraire des enseignements de contenus non structurés (avis, publications).
Protéger les données sensibles tout en facilitant l’accès.
Intégrer progressivement l’IA sans perdre le contrôle.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Extended ECM, système de référence
Intégré aux flux du marketing, de la vente et de la production, et système de référence de la recherche et développement.
2Recherche fédérée
Magellan Text Mining et Search+ interrogent la GED et d’autres dépôts comme SharePoint et Teams.
3Taxonomie et droits
Une taxonomie de R&D claire et des droits d’accès par groupes Active Directory protègent les données sensibles.
Entreprises marocaines des secteurs de la distribution, de l’agroalimentaire et de la banque accumulent des contenus dans plusieurs systèmes. La recherche fédérée et la gouvernance des droits sont un préalable à toute IA documentaire. Les règles de protection des données (loi 09-08, CNDP) s’appliquent à l’analyse de contenus consommateurs.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous appliquons l’IA là où elle est vérifiable : recherche dans vos documents, extraction de données avec leur source, synthèse de dossiers avec traçabilité, toujours sous supervision humaine.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un projet d’IA documentaire
1Choisir la décision
La décision métier à améliorer, avant la technologie.
La réponse courte :SEEPEX, fabricant de pompes, a mis fin aux documents dispersés dans chaque application grâce à OpenText Extended ECM for SAP : un objet métier par demande client rassemble tous les documents et e-mails, quelle que soit leur origine, de la demande à la commande puis à l’expédition. Environ 800 utilisateurs s’en servent, et l’entreprise considère la solution comme « critique », sans avoir mesuré formellement les gains.
SEEPEX GmbH conçoit des pompes industrielles. Son cas, publié par OpenText, a une qualité rare : l’entreprise reconnaît n’avoir pas mesuré formellement ses gains, tout en jugeant la solution devenue indispensable. C’est une bonne illustration d’un projet de GED qui s’impose par l’usage.
Le contexte et le défi
Au début de la digitalisation, les documents étaient générés et stockés dans plusieurs systèmes. Chaque application avait son propre dépôt, des versions en double circulaient, les collègues s’échangeaient des documents par e-mail, et il fallait consulter plusieurs systèmes pour suivre une affaire de la demande client jusqu’aux documents d’expédition.
Aucun lieu unique où retrouver les documents de façon fiable.
Des doublons de versions dans différents systèmes.
Un partage par e-mail au lieu d’un référentiel.
Plusieurs systèmes à consulter pour avoir la vue complète d’une affaire.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Extended ECM for SAP
Une source unique de documents d’entreprise, accessible depuis SAP, d’autres applications et l’application elle-même.
2Un objet métier par demande client
Tous les documents et e-mails y sont rattachés, d’où qu’ils viennent ; chaque version est capturée à chaque étape.
3Intégration SAP et messagerie
Intégrations prêtes à l’emploi avec SAP et Microsoft Exchange, et API pour d’autres applications.
Industriels et fabricants marocains avec un ERP voient les mêmes symptômes : un document dans chaque application, des doublons, des échanges par e-mail. Un référentiel unique rattaché à l’objet métier réduit les recherches. Si possible, mesurez avant pour objectiver le gain.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier
1Cartographier
Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.
2Relier
Documents et applications métier, sans tout remplacer.
3Gouverner
Droits, versions, durées de conservation, preuves.
La réponse courte :KHS, fabricant international de lignes d’embouteillage, a relié plus de 7 millions de documents (3,7 To) à son processus commercial SAP avec OpenText Extended ECM for SAP. Mise en œuvre en quatre mois, déployée d’un pilote informatique aux commerciaux du monde entier ; les offres se préparent « considérablement plus vite » et les questions des clients se traitent immédiatement, selon l’entreprise.
KHS, basé à Dortmund, fabrique des lignes d’embouteillage et de conditionnement pour l’agroalimentaire, les boissons et le non alimentaire. Son processus commercial dure souvent plusieurs mois et mobilise une masse de documents : courriers, devis, plans, projets d’offre échangés avec clients et fournisseurs.
Le contexte et le défi
La construction et la maintenance d’une usine durent des années, et de nouveaux documents naissent chaque jour. Il fallait les retrouver « d’un clic », les échanger simplement avec clients et fournisseurs, et les rendre accessibles à d’autres départements (la maintenance a besoin de la documentation commerciale). L’entreprise manquait d’une plateforme de gestion d’information à l’échelle du groupe.
Accéder aux documents depuis plusieurs sites et applications.
Un flux de travail ralenti par la recherche d’information.
Une plateforme d’information commune à tout le groupe.
Une intégration forte à SAP, système principal des processus de vente.
INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques
1Dossiers par transaction dans SAP
Extended ECM for SAP rassemble tous les fichiers et informations de chaque transaction au même endroit.
2Déploiement par étapes
Pilote de l’équipe informatique, puis ventes, puis utilisateurs dans le monde entier, en quatre mois.
3Une vue à 360 degrés
Chaque client et chaque projet : du plan de construction aux documents des fournisseurs.
Des offres préparées plus vite et des réponses immédiates aux demandes des clients, selon l’entreprise.
Une meilleure collaboration avec les fournisseurs.
Des coûts de vente réduits, selon l’éditeur.
Une base prête pour des projets suivants, avec peu d’effort supplémentaire (gestion des enregistrements, contenu web).
« Nos collègues de la vente ont toutes les informations sur une commande sous la main, du plan de construction aux documents des fournisseurs. Nous préparons les offres bien plus vite et répondons immédiatement aux clients. »
Christian Niederhagemann, directeur des systèmes d’information, KHS
INFOGRAPHIE AILABProcessus commercial : avant et après
Industriels, équipementiers, entreprises d’ingénierie et de BTP marocains travaillent sur des affaires longues, riches en documents (offres, plans, échanges). Un dossier par affaire, relié à l’ERP, accélère les réponses et sert ensuite la maintenance et le service.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.
INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier
1Cartographier
Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.
2Relier
Documents et applications métier, sans tout remplacer.
3Gouverner
Droits, versions, durées de conservation, preuves.
Les cookies nécessaires activent des fonctionnalités essentielles du site comme les connexions sécurisées et les ajustements des préférences de consentement. Ils ne stockent pas de données personnelles.
Aucun
Les cookies fonctionnels supportent des fonctionnalités comme le partage de contenu sur les réseaux sociaux, la collecte de retours, et l’activation d’outils tiers.
Aucun
Les cookies analytiques suivent les interactions des visiteurs, fournissant des informations sur des métriques comme le nombre de visiteurs, le taux de rebond et les sources de trafic.
Aucun
Les cookies publicitaires diffusent des annonces personnalisées basées sur vos visites précédentes et analysent l’efficacité des campagnes publicitaires.
Aucun
Les cookies non classifiés sont des cookies que nous sommes en train de classifier, en collaboration avec les fournisseurs de cookies individuels.
