Nouvelle-Zélande : une administration migre ses archives vers le cloud en un week-end, sans interruption

La réponse courte : Te Puni Kōkiri, administration néo-zélandaise, utilise OpenText Extended ECM depuis près de dix ans comme système de référence pour ses archives et ses documents. Elle l’a migré vers le cloud en un week-end : prêt le lundi matin, sans formation et sans perte, avec une reprise après sinistre renforcée. Un cas utile pour toute organisation qui garde des archives de valeur.

INFOGRAPHIE AILABTe Puni Kōkiri en quelques repères

👥

350 / 450

agents qui utilisent la solution chaque jour

📅

~10 ans

d’usage d’Extended ECM comme système de référence

☁️

1 week-end

pour la migration vers le cloud

Te Puni Kōkiri est le principal conseiller du gouvernement néo-zélandais sur le bien-être et le développement des Māori, avec 17 bureaux régionaux. Son cas, publié par OpenText, montre ce qu’implique d’être « gardien de confiance » d’archives allant des documents administratifs aux documents historiques irremplaçables.

Le contexte et le défi

L’organisation détient un vaste fonds : des documents ordinaires aux pièces historiques précieuses, considérées comme des « taonga » (trésors). Environ 350 de ses 450 agents utilisent la plateforme chaque jour. Elle répond à des obligations légales (loi sur les archives publiques, loi sur l’information officielle) et voulait passer au cloud sans risque pour ses documents critiques.

• Être gardien de confiance d’archives de valeur, y compris historique.
• Respecter des obligations légales de gestion et d’accès à l’information.
• Éviter une perte de données pendant la migration, inacceptable pour des documents critiques.
• Réduire les risques de panne et les coûts d’infrastructure sur site.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Migration préparée avec l’éditeur

OpenText Professional Services bâtit un plan : migration progressive d’environnements de test, puis de production.

2Réalisée en un week-end

La migration est faite sur un week-end ; la solution est prête dès le lundi matin.

3Interface inchangée

Les agents gardent la vue classique habituelle, avec la possibilité de passer à la nouvelle vue à leur rythme.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

• Une migration sans accroc : ni perte de données, ni interruption, ni formation nécessaire.
• Une reprise après sinistre renforcée et moins de gestion informatique, selon l’administration.
• Une infrastructure sur site retirée, avec moins de coûts, de consommation d’énergie et d’empreinte carbone.
• Une solution toujours utilisée par environ 350 agents sur 450 chaque jour.

« Nous voulions une plateforme cloud prête pour l’avenir, gérée par un partenaire de confiance. Nous avons considérablement renforcé notre reprise après sinistre tout en réduisant les besoins de gestion informatique. »

Stuart Gregory, directeur des systèmes d’information, Te Puni Kōkiri

INFOGRAPHIE AILABArchives : sur site ou dans le cloud

Sur site

• ✕Centre de données à proximité
• ✕Risque d’indisponibilité en cas de panne
• ✕Infrastructure à maintenir
• ✕Gestion informatique chronophage

Dans le cloud

• ✓Migration réalisée en un week-end
• ✓Reprise après sinistre renforcée
• ✓Infrastructure sur site retirée
• ✓Équipe informatique recentrée sur la transformation

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Migrer des archives de valeur demande un plan et des tests : environnements de test d’abord, production ensuite.
• ✓Conserver l’interface habituelle supprime la formation et le risque de rejet.
• ✓Un week-end suffit quand la préparation a été rigoureuse.
• ✓Le cloud peut renforcer la reprise après sinistre, mais la décision se prend avec le cadre légal en tête.

Et dans votre contexte ?

Administrations, offices, banques et grandes entreprises marocaines conservent des archives qui engagent leur responsabilité. Qu’elles soient sur site ou dans le cloud, la durée de conservation, la reprise après sinistre et les règles d’hébergement (souveraineté, loi 09-08, CNDP) se cadrent avant de migrer.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous construisons des dispositifs d’archivage qui tiennent la preuve dans la durée : durées de conservation, conservation à long terme (Namirial LTA), restitution en cas de contrôle.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un archivage qui prouve

1Inventorier

Documents à conserver et obligations de durée.

2Qualifier

Valeur de preuve et niveau de conservation par type.

3Conserver

Conservation à long terme et horodatage.

4Restituer

Retrouver et présenter la preuve en cas de contrôle.

Pour aller plus loin : archivage électronique et conservation des preuves · signature électronique au Maroc · GED au Maroc (OpenText).

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Source

• OpenText : Te Puni Kōkiri : migration d’Extended ECM vers le cloud (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).