Hipotels : un check-in signé en moins de 90 secondes…

La réponse courte : en intégrant la signature électronique de Namirial à son système de gestion hôtelière, Hipotels fait signer les documents de check-in en moins de 90 secondes, depuis le smartphone, la tablette ou l’ordinateur du client, avant même son arrivée. Le papier et les files d’attente à la réception diminuent d’autant.

INFOGRAPHIE AILABHipotels en quelques repères

40 000+

documents signés numériquement

< 90 s

pour terminer le processus de signature

hôtels dans la chaîne

Hipotels Hotels & Resorts est une chaîne hôtelière internationale de 28 hôtels. Son cas, publié par Namirial, porte sur l’un des processus les plus visibles d’un hôtel : le check-in. Il montre qu’une signature bien intégrée change l’expérience du client dès la première minute.

Le contexte et le défi

Le check-in reposait sur le papier : impression des documents, collecte manuelle des signatures, gestion des copies et archivage physique. Cela ralentissait l’enregistrement, créait des files aux heures de pointe et mobilisait des ressources internes. Il fallait aussi respecter des exigences de sécurité et les règles européennes, et intégrer la signature au système de gestion Avalon.

Des files d’attente à la réception aux heures de pointe.
Du papier à imprimer, signer, copier et archiver.
Une solution intuitive pour des clients nationaux et internationaux.
Une intégration directe au système de gestion hôtelière, avec conformité européenne.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Signature intégrée au système de gestion

Le personnel envoie les documents à signer en un clic depuis Avalon, et reçoit la signature en temps réel.

2Signature depuis n’importe quel appareil

Le client signe sur smartphone, tablette ou ordinateur, avant l’arrivée ou à la réception.

3Conformité et traçabilité

Conformité eIDAS et traçabilité de chaque signature, selon l’éditeur.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par Namirial :

Plus de 40 000 documents signés numériquement.
Moins de 90 secondes par transaction de signature.
Élimination complète des déplacements et des dossiers physiques liés à ces documents.
Des files d’attente nettement réduites et du temps libéré pour le service personnalisé, selon l’éditeur.

« La mise en œuvre de la signature électronique nous a permis d’offrir un check-in beaucoup plus rapide, de réduire les files d’attente et d’améliorer la satisfaction des clients dès la première minute. »
Équipe Operations d’Hipotels

INFOGRAPHIE AILABCheck-in : papier ou signature électronique

Check-in papier

✕Documents imprimés et signés à la main
✕Files d’attente aux heures de pointe
✕Copies et archivage physique
✕Personnel mobilisé sur les tâches répétitives

Check-in numérique

✓Signature depuis l’appareil du client
✓Moins de 90 secondes par transaction
✓Plus de 40 000 documents signés sans papier
✓Équipe disponible pour l’accueil

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

✓La signature se déploie là où le client la vit : sur son propre appareil, avant même l’arrivée.
✓L’intégration au système de gestion (envoi en un clic, retour en temps réel) fait le gain, pas la signature seule.
✓Un parcours client simple suppose un parcours collaborateur simple : l’adoption interne a compté.
✓Le temps libéré se réinvestit dans le service.

Et dans votre contexte ?

Hôtels, agences de location, cliniques, salles de sport : toutes les organisations qui accueillent des clients au Maroc font signer des documents à l’arrivée. La signature sur l’appareil du client réduit l’attente ; le niveau de preuve et la protection des données personnelles (loi 09-08, CNDP) se cadrent document par document.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous accompagnons ce type de parcours de bout en bout : choix du niveau de signature, intégration à vos applications métier, conservation de la preuve. Nous intégrons notamment Namirial eSignAnywhere et Barid eSign.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour un parcours de signature électronique

1Cadrer

Documents à signer, niveaux de signature et exigences du régulateur.

2Intégrer

Signature dans vos applications métier, à distance ou en présentiel.

3Prouver

Dossier de preuve horodaté, conservé et retrouvable.

4Mesurer

Délais, abandons et relances, pour améliorer le parcours.

Pour aller plus loin : signature électronique au Maroc · Barid eSign et Namirial eSignAnywhere · archivage électronique et conservation des preuves.

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Source

Namirial : Hipotels accélère le check-in et améliore l’expérience client avec la signature électronique Namirial (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).

Hipotels : un check-in signé en moins de 90 secondes dans 28 hôtels