Dobeles dzirnavnieks : 3,5 postes économisés sur les factures fournisseurs grâce à la GED

La réponse courte : Dobeles dzirnavnieks, un des principaux transformateurs de céréales des pays baltes (420 salariés), a déployé OpenText Extended ECM intégré à Microsoft Dynamics. Premier chantier : les factures fournisseurs, qui représentaient 2 500 saisies manuelles par mois. Selon l’entreprise, 3,5 équivalents temps plein sont économisés rien que sur ce circuit, ce qui permet de croître de 15 % sans alourdir le back-office.

INFOGRAPHIE AILABDobeles dzirnavnieks en quelques repères

👥

3,5

équivalents temps plein économisés sur les factures fournisseurs

🧾

2 500

factures saisies à la main chaque mois, avant

🤝

6 000

partenaires commerciaux dont tous les documents sont centralisés

Dobeles dzirnavnieks exporte dans plus de 70 pays farines, pâtes, flocons de céréales et aliments pour animaux. Son cas, publié par OpenText, associe une stratégie de croissance par acquisitions et un projet très concret de digitalisation de la finance.

Le contexte et le défi

Pour intégrer ses acquisitions, l’entreprise a lancé une transformation numérique : nouvel ERP, outils d’analyse, gestion d’entrepôt. Elle dépendait jusque-là du papier dans presque tous les services : pour un audit, plusieurs personnes à temps plein rassemblaient les documents pendant environ trois semaines ; en comptabilité fournisseurs, les équipes ressaisissaient des heures durant 2 500 factures par mois.

• Des audits qui mobilisaient plusieurs personnes pendant environ trois semaines.
• La ressaisie de 2 500 factures par mois dans l’ERP.
• Une croissance par acquisitions à absorber sans gonfler le back-office.
• Des processus standardisés à bâtir sur tout le groupe.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Extended ECM, plateforme documentaire centrale

Sélection après un appel d’offres : l’éditeur a obtenu la meilleure note sur tous les critères.

2Intégration à Microsoft Dynamics et Microsoft 365

Documents et données, comme les factures, circulent entre les systèmes sans saisie manuelle.

3Premier chantier : les factures fournisseurs

Un partenaire convertit les factures papier en documents numériques, relus et approuvés dans un workflow.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

• 3,5 équivalents temps plein économisés sur les seules factures fournisseurs.
• Tout dans un seul endroit : recherche en quelques secondes au lieu d’heures ou de jours pour 120 collaborateurs du back-office.
• Les documents de 6 000 partenaires commerciaux (contrats, courriers, factures) centralisés.
• Environ 2 000 € par an économisés en frais de papier, selon l’entreprise.
• Une continuité pendant la pandémie malgré le télétravail imposé.

« Rien que sur les factures fournisseurs, nous économisons 3,5 équivalents temps plein, et nous prévoyons que la solution débloquera des gains de temps ailleurs. »

Juris Mosans, responsable de la transformation numérique, Dobeles dzirnavnieks

INFOGRAPHIE AILABFactures fournisseurs : avant et après

Avant

• ✕Ressaisie de 2 500 factures par mois
• ✕Audit : trois semaines de collecte
• ✕Documents dans les classeurs de chaque service
• ✕Processus papier dans presque tous les services

Après

• ✓Factures capturées et approuvées en workflow
• ✓Intégration à Dynamics : plus de ressaisie
• ✓Recherche en quelques secondes
• ✓3,5 équivalents temps plein économisés

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Les factures fournisseurs sont le premier chantier « à portée de main » : volume, ressaisie, gain mesurable.
• ✓Mesurer l’avant (2 500 saisies par mois, audit de trois semaines) rend le gain visible.
• ✓Une GED intégrée à l’ERP permet de croître sans augmenter les effectifs du back-office.
• ✓Mener la GED en même temps que l’ERP est possible, avec un bon partenaire.

Et dans votre contexte ?

PME, industriels et groupes en croissance marocains gonflent leur back-office à mesure qu’ils grandissent. Capturer les factures et relier la GED à l’ERP permet de croître sans embaucher au même rythme. Les durées de conservation comptables et la valeur probante des factures numérisées se cadrent avec vos conseils.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier

1Cartographier

Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.

2Relier

Documents et applications métier, sans tout remplacer.

3Gouverner

Droits, versions, durées de conservation, preuves.

4Mesurer

Temps de recherche, doublons, conformité.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Source

• OpenText : Dobeles dzirnavnieks : Extended ECM pour la croissance (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).