La réponse courte : KHS, fabricant international de lignes d’embouteillage, a relié plus de 7 millions de documents (3,7 To) à son processus commercial SAP avec OpenText Extended ECM for SAP. Mise en œuvre en quatre mois, déployée d’un pilote informatique aux commerciaux du monde entier ; les offres se préparent « considérablement plus vite » et les questions des clients se traitent immédiatement, selon l’entreprise.
KHS, basé à Dortmund, fabrique des lignes d’embouteillage et de conditionnement pour l’agroalimentaire, les boissons et le non alimentaire. Son processus commercial dure souvent plusieurs mois et mobilise une masse de documents : courriers, devis, plans, projets d’offre échangés avec clients et fournisseurs.
Le contexte et le défi
La construction et la maintenance d’une usine durent des années, et de nouveaux documents naissent chaque jour. Il fallait les retrouver « d’un clic », les échanger simplement avec clients et fournisseurs, et les rendre accessibles à d’autres départements (la maintenance a besoin de la documentation commerciale). L’entreprise manquait d’une plateforme de gestion d’information à l’échelle du groupe.
- Accéder aux documents depuis plusieurs sites et applications.
- Un flux de travail ralenti par la recherche d’information.
- Une plateforme d’information commune à tout le groupe.
- Une intégration forte à SAP, système principal des processus de vente.
Ce que le client en a retiré
Résultats tels que présentés par OpenText :
- Des offres préparées plus vite et des réponses immédiates aux demandes des clients, selon l’entreprise.
- Une meilleure collaboration avec les fournisseurs.
- Des coûts de vente réduits, selon l’éditeur.
- Une base prête pour des projets suivants, avec peu d’effort supplémentaire (gestion des enregistrements, contenu web).
« Nos collègues de la vente ont toutes les informations sur une commande sous la main, du plan de construction aux documents des fournisseurs. Nous préparons les offres bien plus vite et répondons immédiatement aux clients. »Christian Niederhagemann, directeur des systèmes d’information, KHS
Les leçons à en tirer
Et dans votre contexte ?
Industriels, équipementiers, entreprises d’ingénierie et de BTP marocains travaillent sur des affaires longues, riches en documents (offres, plans, échanges). Un dossier par affaire, relié à l’ERP, accélère les réponses et sert ensuite la maintenance et le service.
Ce que nous proposons chez Ailab
Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.
Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.
Source
- OpenText : KHS : accélérer les ventes avec Extended ECM for SAP (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).