Commerce de proximité : des commandes de franchisés aux signatures de livraison, sans papier

La réponse courte : une enseigne européenne de commerce de proximité, dont la majorité des magasins sont des franchises, a remplacé les formulaires papier de ses franchisés par des workflows dans OpenText Extended ECM : commandes, réclamations, signature électronique des livraisons conforme eIDAS. Selon l’enseigne, un article manquant se signale instantanément au lieu d’un jour ouvré, et 1,5 million d’interactions par jour passent par la plateforme.

INFOGRAPHIE AILABEnseigne de proximité en quelques repères

🔁

1,5 M

d’interactions par jour avec la plateforme

✍️

180 000

documents signés électroniquement

🌳

1 500

arbres économisés par an, selon l’enseigne

Cette enseigne ouvre de nouveaux magasins en continu, surtout en franchise. Son cas, publié par OpenText sous couvert d’anonymat, concerne un processus logistique du quotidien : commander, recevoir, signaler un manque.

Le contexte et le défi

Les franchisés commandaient sur des formulaires papier, traités depuis un centre logistique. Si un produit manquait à la livraison, ils remplissaient un document supplémentaire remis au chauffeur, ce qui augmentait les risques de retard et de rupture. Chaque jour, des dizaines de milliers de documents étaient remplis et signés dans l’entreprise.

• Une logistique à fiabiliser à mesure que le réseau grandit.
• Des formulaires papier pour les commandes et les réclamations.
• Des retards et des ruptures quand un produit manque.
• Des dizaines de milliers de documents à signer chaque jour.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Extended ECM et workflows numériques

Plateforme de gestion de contenu avec automatisation, déployée dans le cloud avec OpenText X-Plans.

2Intégration au système d’entreprise

Liens avec le bus de services, l’ERP et la gestion d’entrepôt ; interfaces dédiées aux franchisés, chauffeurs et entrepôts.

3Signature électronique intégrée

Signature intégrée à la plateforme, conforme au règlement eIDAS.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

• Un article manquant signalé instantanément à l’entrepôt, au lieu d’un jour ouvré, selon l’enseigne.
• 1,5 million d’interactions par jour et environ 180 000 documents signés électroniquement.
• Des documents stockés instantanément et de façon immuable dans le cloud.
• Environ 1 500 arbres économisés par an, selon l’enseigne.

INFOGRAPHIE AILABCommande et livraison d’un franchisé : avant et après

Avant

• ✕Commande sur formulaire papier
• ✕Manque signalé par un document remis au chauffeur
• ✕Un jour ouvré pour traiter un manque
• ✕Dizaines de milliers de documents signés à la main

Après

• ✓Commande numérique dans Extended ECM
• ✓Réclamation par ticket, en temps réel
• ✓Alerte instantanée à l’entrepôt
• ✓Signature électronique des livraisons

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Les workflows documentaires (commande, réclamation, livraison) sont un excellent terrain pour une plateforme de contenu.
• ✓Des interfaces adaptées à chaque population (franchisés, chauffeurs, entrepôt) font l’adoption.
• ✓La signature intégrée supprime les derniers papiers du circuit logistique.
• ✓Le gain environnemental (papier, arbres) est un argument de plus.

Et dans votre contexte ?

Réseaux de franchise, distributeurs, grandes surfaces, pharmacies et logisticiens marocains sont confrontés aux mêmes flux : commandes, bons de livraison, réclamations. Des workflows documentaires reliés à l’ERP et à l’entrepôt les fiabilisent, et la signature électronique des livraisons supprime le papier.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier

1Cartographier

Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.

2Relier

Documents et applications métier, sans tout remplacer.

3Gouverner

Droits, versions, durées de conservation, preuves.

4Mesurer

Temps de recherche, doublons, conformité.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Source

• OpenText : Une enseigne européenne de proximité : Extended ECM pour la logistique des franchisés (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).