ONUDI : des cycles d’approbation ramenés de plusieurs mois à quelques semaines grâce à la GED dans SAP

La réponse courte : l’ONUDI (Organisation des Nations unies pour le développement industriel, plus de 130 pays) a connecté ses documents aux processus SAP avec OpenText Extended ECM for SAP. Selon l’éditeur, les cycles d’approbation sont passés de plusieurs mois à quelques semaines, ce qui accélère l’accès aux fonds. L’enseignement : relier le document au processus métier plutôt que de le stocker à part.

INFOGRAPHIE AILABONUDI (UNIDO) en quelques repères

🌍

130+

pays d’intervention

⏱️

mois → semaines

cycles d’approbation

🎯

1

version de la vérité pour les documents

L’ONUDI accélère le développement industriel inclusif et durable dans plus de 130 pays. Son cas, publié par OpenText, concerne un sujet universel : partager rapidement des documents essentiels (contrats, budgets) entre organisations et sur plusieurs continents.

Le contexte et le défi

Partager des documents aussi importants que des contrats et des budgets entre organisations du monde entier était long et compliqué ; des données incomplètes ou manquantes pouvaient retarder la fin des projets et augmenter les coûts. L’organisation voulait simplifier ses processus de contenu et réduire les tâches manuelles.

• Un partage de documents long et compliqué entre pays.
• Des tâches manuelles et inefficaces dans les processus de contenu.
• Des données incomplètes qui retardent les projets.
• Une transparence envers les États membres.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Extended ECM for SAP

Les documents sont connectés aux processus métier centraux des projets de développement.

2Automatisation de la distribution

Livraison et retour des documents automatisés, au bon endroit au bon moment.

3Extranet pour les États membres

Documents sélectionnés accessibles automatiquement aux parties prenantes externes.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

• Des cycles d’approbation raccourcis de plusieurs mois à quelques semaines.
• Une distribution numérisée des documents (contrats, budgets) et un accès plus rapide aux fonds.
• Des processus de contenu accélérés par des workflows automatisés.
• Une version unique de la vérité, avec navigation entre objets métier dans SAP.

« Avec OpenText Extended ECM for SAP, il est désormais plus rapide et plus facile pour nos équipes de trouver les fichiers et informations qu’elles recherchent. »

Peter Holzleitner, responsable ECM et infrastructure, ONUDI

INFOGRAPHIE AILABDocuments de projet : avant et après

Avant

• ✕Partage de documents long et compliqué
• ✕Tâches manuelles et inefficaces
• ✕Données incomplètes ou manquantes
• ✕Cycles d’approbation de plusieurs mois

Après

• ✓Documents rattachés aux processus SAP
• ✓Workflows automatisés
• ✓Une version unique de la vérité
• ✓Approbations en quelques semaines

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Une GED reliée à l’ERP place chaque document dans son contexte (projet, contrat, budget).
• ✓L’automatisation de la distribution et du retour des documents raccourcit les cycles d’approbation.
• ✓Un extranet ouvre l’accès aux parties prenantes externes sans emails ni copies.
• ✓L’effet se voit sur l’accès aux fonds : les documents conditionnent les décaissements.

Et dans votre contexte ?

Établissements publics, offices, grandes entreprises et bailleurs marocains partagent des documents contractuels et budgétaires avec de nombreux partenaires. Une GED intégrée à l’ERP et un extranet raccourcissent les cycles et rassurent les contrôles. Les règles d’accès se cadrent avec vos équipes juridique et sécurité.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier

1Cartographier

Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.

2Relier

Documents et applications métier, sans tout remplacer.

3Gouverner

Droits, versions, durées de conservation, preuves.

4Mesurer

Temps de recherche, doublons, conformité.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Source

• OpenText : UNIDO : OpenText Extended ECM for SAP Solutions (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).