SEEPEX : un seul référentiel de documents, de la demande client à l’expédition, pour 800 utilisateurs

La réponse courte : SEEPEX, fabricant de pompes, a mis fin aux documents dispersés dans chaque application grâce à OpenText Extended ECM for SAP : un objet métier par demande client rassemble tous les documents et e-mails, quelle que soit leur origine, de la demande à la commande puis à l’expédition. Environ 800 utilisateurs s’en servent, et l’entreprise considère la solution comme « critique », sans avoir mesuré formellement les gains.

INFOGRAPHIE AILABSEEPEX en quelques repères

👥

800

utilisateurs environ

🎯

1

source unique de documents

🔗

6

modules SAP concernés

SEEPEX GmbH conçoit des pompes industrielles. Son cas, publié par OpenText, a une qualité rare : l’entreprise reconnaît n’avoir pas mesuré formellement ses gains, tout en jugeant la solution devenue indispensable. C’est une bonne illustration d’un projet de GED qui s’impose par l’usage.

Le contexte et le défi

Au début de la digitalisation, les documents étaient générés et stockés dans plusieurs systèmes. Chaque application avait son propre dépôt, des versions en double circulaient, les collègues s’échangeaient des documents par e-mail, et il fallait consulter plusieurs systèmes pour suivre une affaire de la demande client jusqu’aux documents d’expédition.

• Aucun lieu unique où retrouver les documents de façon fiable.
• Des doublons de versions dans différents systèmes.
• Un partage par e-mail au lieu d’un référentiel.
• Plusieurs systèmes à consulter pour avoir la vue complète d’une affaire.

INFOGRAPHIE AILABLa solution, en 3 briques

1Extended ECM for SAP

Une source unique de documents d’entreprise, accessible depuis SAP, d’autres applications et l’application elle-même.

2Un objet métier par demande client

Tous les documents et e-mails y sont rattachés, d’où qu’ils viennent ; chaque version est capturée à chaque étape.

3Intégration SAP et messagerie

Intégrations prêtes à l’emploi avec SAP et Microsoft Exchange, et API pour d’autres applications.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

• Tous les documents d’une affaire au même endroit, instantanément disponibles pour tous.
• Plus besoin d’appeler ou d’écrire à un collègue pour obtenir un document.
• Un accès rapide aux plans et à la documentation des composants, des années après la vente.
• Une version à jour partout dans le monde, avec alertes lors d’une nouvelle version, selon l’entreprise.
• Un système devenu critique, utilisé par tout le personnel, sans mesure formelle des gains.

« Nous n’avons pas mesuré formellement les économies, mais nous savons, par intuition, que grâce à Extended ECM for SAP, tout cela s’est amélioré. »

Roland Rottländer, responsable informatique, SEEPEX

INFOGRAPHIE AILABDocuments d’une demande client : avant et après

Avant

• ✕Un dépôt de documents par application
• ✕Doublons de versions
• ✕Échanges par e-mail
• ✕Plusieurs systèmes à consulter

Après

• ✓Un objet métier par demande client
• ✓Toutes les versions capturées
• ✓Accès depuis SAP et le navigateur
• ✓Alertes sur les nouvelles versions

Les leçons à en tirer

INFOGRAPHIE AILABCe qu’on retient de ce cas

• ✓Un objet métier par demande client évite de chercher dans plusieurs systèmes.
• ✓Impliquer toutes les parties prenantes dès le départ aide à concevoir le bon modèle.
• ✓Même sans mesure formelle, l’usage prouve la valeur : le système est devenu critique.
• ✓Une fois la solution en place, les autres services demandent à y entrer.

Et dans votre contexte ?

Industriels et fabricants marocains avec un ERP voient les mêmes symptômes : un document dans chaque application, des doublons, des échanges par e-mail. Un référentiel unique rattaché à l’objet métier réduit les recherches. Si possible, mesurez avant pour objectiver le gain.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

INFOGRAPHIE AILABNotre démarche pour une gestion documentaire qui sert le métier

1Cartographier

Où vivent vraiment les documents, et qui en dépend.

2Relier

Documents et applications métier, sans tout remplacer.

3Gouverner

Droits, versions, durées de conservation, preuves.

4Mesurer

Temps de recherche, doublons, conformité.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Source

• OpenText : SEEPEX : Extended ECM for SAP, une source unique de documents (cas client publié par l’éditeur ; les chiffres et résultats sont ceux de l’éditeur à la date de sa publication).