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Étiquette : OpenText

Dobeles dzirnavnieks : 3,5 postes économisés sur les factures fournisseurs grâce à la GED

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La réponse courte : Dobeles dzirnavnieks, un des principaux transformateurs de céréales des pays baltes (420 salariés), a déployé OpenText Extended ECM intégré à Microsoft Dynamics. Premier chantier : les factures fournisseurs, qui représentaient 2 500 saisies manuelles par mois. Selon l’entreprise, 3,5 équivalents temps plein sont économisés rien que sur ce circuit, ce qui permet de croître de 15 % sans alourdir le back-office.

Dobeles dzirnavnieks exporte dans plus de 70 pays farines, pâtes, flocons de céréales et aliments pour animaux. Son cas, publié par OpenText, associe une stratégie de croissance par acquisitions et un projet très concret de digitalisation de la finance.

Le contexte et le défi

Pour intégrer ses acquisitions, l’entreprise a lancé une transformation numérique : nouvel ERP, outils d’analyse, gestion d’entrepôt. Elle dépendait jusque-là du papier dans presque tous les services : pour un audit, plusieurs personnes à temps plein rassemblaient les documents pendant environ trois semaines ; en comptabilité fournisseurs, les équipes ressaisissaient des heures durant 2 500 factures par mois.

  • Des audits qui mobilisaient plusieurs personnes pendant environ trois semaines.
  • La ressaisie de 2 500 factures par mois dans l’ERP.
  • Une croissance par acquisitions à absorber sans gonfler le back-office.
  • Des processus standardisés à bâtir sur tout le groupe.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • 3,5 équivalents temps plein économisés sur les seules factures fournisseurs.
  • Tout dans un seul endroit : recherche en quelques secondes au lieu d’heures ou de jours pour 120 collaborateurs du back-office.
  • Les documents de 6 000 partenaires commerciaux (contrats, courriers, factures) centralisés.
  • Environ 2 000 € par an économisés en frais de papier, selon l’entreprise.
  • Une continuité pendant la pandémie malgré le télétravail imposé.
« Rien que sur les factures fournisseurs, nous économisons 3,5 équivalents temps plein, et nous prévoyons que la solution débloquera des gains de temps ailleurs. »
Juris Mosans, responsable de la transformation numérique, Dobeles dzirnavnieks

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

PME, industriels et groupes en croissance marocains gonflent leur back-office à mesure qu’ils grandissent. Capturer les factures et relier la GED à l’ERP permet de croître sans embaucher au même rythme. Les durées de conservation comptables et la valeur probante des factures numérisées se cadrent avec vos conseils.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Conexus Baltic Grid : sortir du papier dans une entreprise d’infrastructure énergétique réglementée

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La réponse courte : Conexus Baltic Grid, opérateur de stockage et d’approvisionnement en gaz naturel dans la région baltique, a remplacé ses documents papier, répartis sur trois sites, par OpenText Extended ECM intégré à Microsoft Dynamics 365. Résultat selon l’entreprise : documents retrouvés sans fouiller les classeurs, accès par rôle et traçabilité, et une bascule en télétravail rapide au moment de la pandémie.

Fondée en 2016, Conexus stocke et fournit du gaz naturel à des clients d’Estonie, de Finlande, de Lettonie et de Lituanie, et joue un rôle clé dans la sécurité énergétique de la région. C’est une entreprise fortement réglementée : presque chaque activité génère de la documentation à conserver pour les audits et le contrôle.

Le contexte et le défi

Conexus avait hérité des processus papier de son ancienne maison mère : les membres du conseil imprimaient de gros classeurs, et des collaborateurs transportaient des documents en voiture vers un site d’archivage à plus de 50 km. Avec des documents répartis sur trois sites, retrouver un document, le faire signer ou le fournir à un audit prenait beaucoup de temps.

  • Des documents sur papier, répartis sur trois sites, longs à retrouver.
  • Un risque de perte ou de destruction accidentelle de documents critiques.
  • Des documents inutiles conservés, qui augmentent les coûts de stockage.
  • Des documents confidentiels d’infrastructure nationale à protéger.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Des documents retrouvés sans fouiller des classeurs, et plus de transport physique vers un site éloigné.
  • Un télétravail instantané au moment de la pandémie, sans rupture.
  • Une décision stratégique diffusée instantanément aux collaborateurs, où qu’ils soient.
  • Une sécurité renforcée par l’accès par rôle et la traçabilité complète.
« OpenText nous a permis de moderniser nos processus de gestion documentaire et notre culture de travail. »
Mārtiņš Gode, directeur financier, Conexus Baltic Grid

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Opérateurs d’énergie, d’eau, de télécoms, de transport et sociétés d’infrastructure marocains sont fortement réglementés et produisent beaucoup de documents à conserver. Une GED avec accès par rôle et traçabilité répond aux audits, protège les documents sensibles et assure la continuité d’activité.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Nouvelle-Zélande : une administration migre ses archives vers le cloud en un week-end, sans interruption

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La réponse courte : Te Puni Kōkiri, administration néo-zélandaise, utilise OpenText Extended ECM depuis près de dix ans comme système de référence pour ses archives et ses documents. Elle l’a migré vers le cloud en un week-end : prêt le lundi matin, sans formation et sans perte, avec une reprise après sinistre renforcée. Un cas utile pour toute organisation qui garde des archives de valeur.

Te Puni Kōkiri est le principal conseiller du gouvernement néo-zélandais sur le bien-être et le développement des Māori, avec 17 bureaux régionaux. Son cas, publié par OpenText, montre ce qu’implique d’être « gardien de confiance » d’archives allant des documents administratifs aux documents historiques irremplaçables.

Le contexte et le défi

L’organisation détient un vaste fonds : des documents ordinaires aux pièces historiques précieuses, considérées comme des « taonga » (trésors). Environ 350 de ses 450 agents utilisent la plateforme chaque jour. Elle répond à des obligations légales (loi sur les archives publiques, loi sur l’information officielle) et voulait passer au cloud sans risque pour ses documents critiques.

  • Être gardien de confiance d’archives de valeur, y compris historique.
  • Respecter des obligations légales de gestion et d’accès à l’information.
  • Éviter une perte de données pendant la migration, inacceptable pour des documents critiques.
  • Réduire les risques de panne et les coûts d’infrastructure sur site.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Une migration sans accroc : ni perte de données, ni interruption, ni formation nécessaire.
  • Une reprise après sinistre renforcée et moins de gestion informatique, selon l’administration.
  • Une infrastructure sur site retirée, avec moins de coûts, de consommation d’énergie et d’empreinte carbone.
  • Une solution toujours utilisée par environ 350 agents sur 450 chaque jour.
« Nous voulions une plateforme cloud prête pour l’avenir, gérée par un partenaire de confiance. Nous avons considérablement renforcé notre reprise après sinistre tout en réduisant les besoins de gestion informatique. »
Stuart Gregory, directeur des systèmes d’information, Te Puni Kōkiri

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Administrations, offices, banques et grandes entreprises marocaines conservent des archives qui engagent leur responsabilité. Qu’elles soient sur site ou dans le cloud, la durée de conservation, la reprise après sinistre et les règles d’hébergement (souveraineté, loi 09-08, CNDP) se cadrent avant de migrer.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous construisons des dispositifs d’archivage qui tiennent la preuve dans la durée : durées de conservation, conservation à long terme (Namirial LTA), restitution en cas de contrôle.

Pour aller plus loin : archivage électronique et conservation des preuves · signature électronique au Maroc · GED au Maroc (OpenText).

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Heineken Slovensko : contrats et factures sous un même contrôle, de la capture à l’ERP

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La réponse courte : Heineken Slovensko a centralisé la gestion de ses contrats et factures dans OpenText Extended ECM, avec la capture OCR des documents papier et PDF et une intégration à SAP. Chaque contrat approuvé part automatiquement dans l’ERP, les factures sont disponibles presque aussitôt, et les équipes de comptabilité travaillent sur une source unique. Un cas simple et très transposable : le circuit financier.

Heineken Slovensko est la filiale slovaque du groupe brassicole. Son cas, publié par OpenText, concerne un processus qui existe dans toutes les entreprises : faire circuler contrats, factures et courriers entre les services, sans perte ni blocage.

Le contexte et le défi

Les collaborateurs faisaient circuler contrats, factures et correspondance entre services par e-mail ou sur papier. Cela entraînait de longs délais, un manque de transparence de bout en bout, des documents qui s’accumulaient aux goulots d’étranglement ou se perdaient, et un risque de retard d’approbations et de paiements.

  • Des délais de traitement longs et peu de visibilité de bout en bout.
  • Des documents qui s’accumulent ou se perdent aux points de blocage.
  • Un risque de retard d’approbation et de paiement.
  • Une intégration avec l’ERP SAP et les outils quotidiens des équipes.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Contrats rédigés à partir de modèles, puis relus et approuvés dans un workflow, avec l’historique complet des révisions.
  • Un archivage sécurisé des contrats, factures et justificatifs à la fin du cycle, pour une recherche et un retrait plus faciles.
  • Une comptabilité sur une source unique, qui permet de mutualiser certaines opérations avec d’autres sociétés du groupe.
  • Des délais de préparation des contrats raccourcis et des goulots quasiment éliminés, selon l’éditeur.

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Industriels, distributeurs et groupes marocains ont des circuits de contrats et de factures similaires : plusieurs services, des approbations, un ERP. Une GED reliée à l’ERP, avec capture OCR, réduit retards et pertes. Les durées de conservation et règles d’archivage se cadrent avec vos conseils.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Égypte : une plateforme de GED pour numériser l’administration, ministère par ministère

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La réponse courte : le ministère égyptien des Communications et des Technologies de l’Information (MCIT) bâtit, avec OpenText Extended ECM et l’intégrateur ASSET, une plateforme documentaire destinée à devenir le référentiel unique de tout le gouvernement : taxonomie commune de plus de 100 types de documents, capture papier et numérique, workflows et contrôle d’accès par ministère. Un cas d’administration publique, très proche des enjeux marocains.

Le programme « Égypte numérique » vise la transformation numérique de l’État. Le MCIT, qui offre des services informatiques aux autres administrations, a commencé par lui-même : remplacer les formulaires papier par des documents numériques et des workflows. Son cas, publié par OpenText, décrit une plateforme conçue pour servir ensuite d’autres ministères.

Le contexte et le défi

Pour demander un service du ministère (plateformes IT, appareils, sites web), les agents publics remplissaient des formulaires papier, envoyés par courrier et routés en interne : un processus lent, coûteux, difficile à gouverner et à rendre conforme. Le confinement lié à la pandémie a rendu les processus numériques indispensables à la continuité du service.

  • Des processus papier qui réduisent la réactivité.
  • Des coûts d’impression, d’envoi et de stockage.
  • Une gouvernance des données et une conformité compliquées.
  • Une plateforme assez sûre, évolutive et performante pour, à terme, tout le gouvernement.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Une plateforme centrale, multi-ministères et évolutive, conçue pour devenir le référentiel documentaire de tout l’État.
  • Tous les canaux (papier et numérique) gérés selon des workflows standardisés.
  • Des règles d’accès fines : un ministère ne peut pas accéder aux données d’un autre domaine sans autorisation.
  • Une numérisation rapide et économique des archives papier de tous les ministères, selon le MCIT.

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Administrations, collectivités, offices et grandes entreprises publiques marocaines vivent la même transition : services en ligne, archives à numériser, gouvernance des données. Une GED commune avec taxonomie, contrôle d’accès par domaine et capture est le socle d’une e-administration. Souveraineté, hébergement et règles d’archivage se cadrent avec les textes applicables.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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ONUDI : des cycles d’approbation ramenés de plusieurs mois à quelques semaines grâce à la GED dans SAP

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La réponse courte : l’ONUDI (Organisation des Nations unies pour le développement industriel, plus de 130 pays) a connecté ses documents aux processus SAP avec OpenText Extended ECM for SAP. Selon l’éditeur, les cycles d’approbation sont passés de plusieurs mois à quelques semaines, ce qui accélère l’accès aux fonds. L’enseignement : relier le document au processus métier plutôt que de le stocker à part.

L’ONUDI accélère le développement industriel inclusif et durable dans plus de 130 pays. Son cas, publié par OpenText, concerne un sujet universel : partager rapidement des documents essentiels (contrats, budgets) entre organisations et sur plusieurs continents.

Le contexte et le défi

Partager des documents aussi importants que des contrats et des budgets entre organisations du monde entier était long et compliqué ; des données incomplètes ou manquantes pouvaient retarder la fin des projets et augmenter les coûts. L’organisation voulait simplifier ses processus de contenu et réduire les tâches manuelles.

  • Un partage de documents long et compliqué entre pays.
  • Des tâches manuelles et inefficaces dans les processus de contenu.
  • Des données incomplètes qui retardent les projets.
  • Une transparence envers les États membres.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Des cycles d’approbation raccourcis de plusieurs mois à quelques semaines.
  • Une distribution numérisée des documents (contrats, budgets) et un accès plus rapide aux fonds.
  • Des processus de contenu accélérés par des workflows automatisés.
  • Une version unique de la vérité, avec navigation entre objets métier dans SAP.
« Avec OpenText Extended ECM for SAP, il est désormais plus rapide et plus facile pour nos équipes de trouver les fichiers et informations qu’elles recherchent. »
Peter Holzleitner, responsable ECM et infrastructure, ONUDI

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Établissements publics, offices, grandes entreprises et bailleurs marocains partagent des documents contractuels et budgétaires avec de nombreux partenaires. Une GED intégrée à l’ERP et un extranet raccourcissent les cycles et rassurent les contrôles. Les règles d’accès se cadrent avec vos équipes juridique et sécurité.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Commerce de proximité : des commandes de franchisés aux signatures de livraison, sans papier

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La réponse courte : une enseigne européenne de commerce de proximité, dont la majorité des magasins sont des franchises, a remplacé les formulaires papier de ses franchisés par des workflows dans OpenText Extended ECM : commandes, réclamations, signature électronique des livraisons conforme eIDAS. Selon l’enseigne, un article manquant se signale instantanément au lieu d’un jour ouvré, et 1,5 million d’interactions par jour passent par la plateforme.

Cette enseigne ouvre de nouveaux magasins en continu, surtout en franchise. Son cas, publié par OpenText sous couvert d’anonymat, concerne un processus logistique du quotidien : commander, recevoir, signaler un manque.

Le contexte et le défi

Les franchisés commandaient sur des formulaires papier, traités depuis un centre logistique. Si un produit manquait à la livraison, ils remplissaient un document supplémentaire remis au chauffeur, ce qui augmentait les risques de retard et de rupture. Chaque jour, des dizaines de milliers de documents étaient remplis et signés dans l’entreprise.

  • Une logistique à fiabiliser à mesure que le réseau grandit.
  • Des formulaires papier pour les commandes et les réclamations.
  • Des retards et des ruptures quand un produit manque.
  • Des dizaines de milliers de documents à signer chaque jour.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Un article manquant signalé instantanément à l’entrepôt, au lieu d’un jour ouvré, selon l’enseigne.
  • 1,5 million d’interactions par jour et environ 180 000 documents signés électroniquement.
  • Des documents stockés instantanément et de façon immuable dans le cloud.
  • Environ 1 500 arbres économisés par an, selon l’enseigne.

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Réseaux de franchise, distributeurs, grandes surfaces, pharmacies et logisticiens marocains sont confrontés aux mêmes flux : commandes, bons de livraison, réclamations. Des workflows documentaires reliés à l’ERP et à l’entrepôt les fiabilisent, et la signature électronique des livraisons supprime le papier.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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SITE Centers : des factures payées en 7 jours au lieu de 30 grâce à la GED et à la capture

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La réponse courte : depuis près de quinze ans, SITE Centers (immobilier commercial) s’appuie sur OpenText Content Suite : il est passé de la numérisation des dossiers papier à une GED qui pilote ses processus. Selon l’éditeur, les acquisitions passent de mois à semaines, le cycle de paiement des factures de 30 à 7 jours grâce à Capture Center, et le centre d’archives de plus de 2 000 à 800 pieds carrés.

SITE Centers est une société immobilière qui gère des centres commerciaux. Son cas, publié par OpenText, est précieux parce qu’il raconte une évolution sur quinze ans : d’une GED « pour retrouver les documents » à une GED qui déclenche des processus (acquisitions, cessions, comptabilité).

Le contexte et le défi

À l’origine, le projet visait à transformer les dossiers papier en documents électroniques et à collecter des métadonnées pour retrouver les documents. Il s’est étendu à tous les dossiers de l’entreprise : les processus automatisés s’appuient sur les documents stockés dans Content Suite, intégrés à d’autres applications comme Salesforce.

  • Des acquisitions longues, avec des documents à rassembler et à structurer.
  • Des cessions qui demandaient plus d’un mois pour collecter documents et plans.
  • Des factures à payer et des locataires à facturer plus vite, avec moins de litiges.
  • Un stockage papier coûteux : classeurs, archives sur site et hors site.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Acquisitions : ce qui prenait des mois prend des semaines ; le transfert des documents vers l’espace de production se fait en quatre heures.
  • Cessions : la collecte des documents critiques passe de plus d’un mois à quelques minutes.
  • Factures : cycle de paiement de 30 à 7 jours avec Capture Center.
  • Archives : des centaines de classeurs en moins, centre d’archives de plus de 2 000 à 800 pieds carrés.
« OpenText Content Suite est vraiment le socle du partage de contenu dans notre organisation. Nos processus automatisés s’appuient sur les documents stockés dans Content Suite. »
Kim Scharf, Vice-présidente senior, services IT d’entreprise, SITE Centers

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Promoteurs, foncières, banques, assureurs et industriels marocains ont tous des dossiers lourds à constituer (acquisition, crédit, sinistre, projet). Une GED reliée aux applications et une capture des factures raccourcissent les cycles. Les durées de conservation et les obligations de preuve se cadrent avec vos conseils.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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Air France-KLM : toute la documentation de maintenance dans un seul référentiel depuis plus de vingt ans

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La réponse courte : Air France-KLM utilise OpenText Documentum depuis plus de vingt ans comme référentiel unique de sa documentation de maintenance et d’ingénierie, pour environ 15 000 collaborateurs. Le cas montre ce que vaut une GED quand la documentation conditionne la sécurité : une version de référence, un historique d’accès et d’approbation auditables, et un accès en quelques secondes.

La division ingénierie et maintenance d’Air France-KLM entretient les flottes d’Air France, KLM et Transavia, et propose ses services à plus de 200 clients externes : plus de 3 000 avions par an. Son cas, publié par OpenText, illustre ce qu’est une gestion de contenu d’entreprise (ECM) quand l’erreur de document peut avoir des conséquences.

Le contexte et le défi

Toute opération de maintenance dépend de documentation : manuels, instructions, plans d’ingénierie, journaux de maintenance. Elle était conservée en papier, avec des centaines de milliers de copies. Retrouver le bon document, maîtriser les versions et la traçabilité devenait difficile, et le coût de stockage papier montait chaque année.

  • Retrouver rapidement le bon document pour un projet de maintenance.
  • Maîtriser les versions et la traçabilité de la documentation.
  • Réduire les coûts de stockage papier, en hausse chaque année.
  • Répondre à des exigences réglementaires strictes du secteur aérien.

Ce que le client en a retiré

Résultats tels que présentés par OpenText :

  • Une source unique de vérité pour les documents et données d’ingénierie et de maintenance.
  • Une recherche par métadonnées : le bon schéma d’un composant trouvé en quelques secondes.
  • Une piste d’audit solide : quand un document a été consulté, quelle version, avec quelles approbations.
  • Une gestion des accès qui réduit le risque d’accès non autorisé aux documents critiques.
« Documentum nous aide à établir une piste d’information infaillible et auditable. Nous pouvons montrer exactement quand un document a été consulté, quelle version, et les approbations associées. »
Dirk Guijt, responsable projets ECM, Air France-KLM

Les leçons à en tirer

Et dans votre contexte ?

Industriels, transporteurs, opérateurs d’infrastructures et groupes marocains soumis à des exigences de traçabilité (qualité, sécurité, maintenance) ont les mêmes besoins : une version de référence, une piste d’audit. Relier la GED à l’ERP met les documents dans le contexte des processus.

Ce que nous proposons chez Ailab

Chez Ailab, nous intégrons OpenText (xECM, Intelligent Capture, Exstream) aux applications que vos équipes utilisent déjà : le document rejoint le dossier métier, avec ses droits, ses preuves et sa durée de conservation.

Pour aller plus loin : GED au Maroc (OpenText) · dématérialisation des processus · archivage électronique et conservation des preuves.

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